Na rynku nieruchomości podstawowym dokumentem umożliwiającym ustalenie stanu prawnego nieruchomości jest księga wieczysta. Aktem prawnym regulującym jej funkcjonowanie jest ustawa o księgach wieczystych i hipotece z dnia 6 lipca 1982 r. Rejestr ksiąg wieczystych jest prowadzony przez wydziały wieczystoksięgowe sądów rejonowych. Właściciel nieruchomości powinien dopilnować, aby treść księgi wieczystej odzwierciedlała stan faktyczny, ponieważ ewentualne niezgodności mogą powodować utrudnienia przy obrocie nieruchomością lub przy uzyskaniu kredytu hipotecznego. Ujawnienie w księdze wieczystej obowiązujących praw leży zarówno w interesie właściciela nieruchomości, jak i osób mających określone prawa względem nieruchomości, szczególnie dlatego, że w przypadku ograniczonego prawa rzeczowego, prawo ujawnione w księdze wieczystej ma pierwszeństwo przed prawem nieujawnionym w księdze.

Księgi wieczyste prowadzone są dla wszystkich nieruchomości – gruntowych, budynkowych oraz lokalowych, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej. Dodatkowo księga wieczysta może zostać założona dla spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu, które jest ograniczonym prawem rzeczowym. W tym przypadku stosuje się odpowiednio przepisy o księgach dla nieruchomości. Podczas przekształcenia spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu w prawo własności nieruchomości, księga wieczysta staje się księgą wieczystą dla nieruchomości, a wpisana w tej księdze hipoteka na spółdzielczym własnościowym prawie do lokalu obciąża nieruchomość.

Struktura księgi wieczystej

Ustawa o księgach wieczystych ściśle określa budowę księgi wieczystej. Jest ona podzielona na cztery działy.

• Okładka – zawiera oznaczenie księgi wieczystej, w tym jej numer, nazwę i wydział sądu rejonowego, w którym księga wieczysta jest prowadzona oraz typ nieruchomości jakiej dotyczy.
• Dział I – znajdują się w nim oznaczenie nieruchomości oraz wpisy praw związanych z nieruchomością, a także informacje o położeniu nieruchomości, przeznaczeniu, jej opis oraz powierzchnię. Informacje w tym dziale są uzupełnione na podstawie danych z katastru nieruchomości. W razie niezgodności oznaczenia nieruchomości w księdze a danymi w katastrze nieruchomości sąd rejonowy (na wniosek właściciela nieruchomości lub wieczystego użytkownika), dokonuje sprostowania na podstawie danych z katastru nieruchomości. Może być ono również wykonane z urzędu, na skutek bezpośredniego sprawdzenia danych w bazie katastru nieruchomości, lub zawiadomienia przesłanego przez jednostkę prowadzącą kataster nieruchomości. W tym dziale znajdziemy również informację o ustanowionych służebnościach, dla których przedmiotowa nieruchomość jest władnąca.
• Dział II – znajdziemy tu informacje dotyczące własności i użytkowania wieczystego oraz posiadacza spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu.
• Dział III – znajdują się w nim informacje dotyczące praw, roszczeń i ograniczeń, z wyłączeniem hipotek i roszczeń dotyczących hipotek. W dziale III księgi wieczystej można sprawdzić, czy np. nieruchomość jest obciążona prawem pierwokupu lub czy ustanowiono na niej służebności obciążające nieruchomość. Jeżeli na nieruchomości jest wszczęta egzekucja komornicza, to również tutaj należy szukać informacji na ten temat.
• Dział IV – zawiera informacje związane z hipoteką, w niej znajdziemy wpisy dotyczące hipoteki i roszenia z nimi związane. Jeżeli w tym rozdziale znajdują się wpisy, oznacza to, że w przypadku niewywiązania się z umowy, na podstawie której została wpisana hipoteka, podmiot na rzecz którego został dokonany wpis, może dochodzić swoich roszeń z nieruchomości. Niezależnie od tego kto jest właścicielem nieruchomości, może ona zostać sprzedana w toku postępowania egzekucyjnego. Dlatego przed zakupem nieruchomości należy sprawdzić, czy dział IV księgi wieczystej jest wolny od wpisów.

Warto pamiętać, że przy każdej księdze wieczystej prowadzi się akta księgi wieczystej. Do akt tych składa się dokumenty i pisma dotyczące nieruchomości. Księgi wieczyste są jawne, co oznacza, że każdy może zapoznać się z ich treścią po podaniu numeru , natomiast jeśli chcemy mieć wgląd w akta danej księgi niezbędne jest wykazanie interesu prawnego.

Założenie księgi wieczystej

W celu założenia księgi wieczystej należy złożyć wniosek w wydziale właściwego sądu rejonowego, zgodnie z zaleceniami wynikającymi z Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 17 września 2001 r. w sprawie prowadzenia ksiąg wieczystych i zbiorów dokumentów. Zgodnie z tym aktem prawnym, wniosek o założenie księgi wieczystej powinien zawierać w szczególności:

• oznaczenie nieruchomości, miejsca jej położenia, obszaru oraz sposobu korzystania z nieruchomości;
• wymienienie wszystkich uprawnionych, na których rzecz własność ma być wpisana, w sposób określony w §41 omawianego rozporządzanie, wraz z wskazaniem ich adresów;
• powołanie tytułu własności nieruchomości lub tytułu nabycia spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu oraz oświadczenie zarządu spółdzielni o przyjęciu w poczet członków spółdzielni;
• wyszczególnienie obciążających nieruchomość praw rzeczowych lub ograniczeń w jej rozporządzaniu albo oświadczenie wnioskodawcy, że nie wie o istnieniu takich praw lub ograniczeń.

Jeśli księga jest zakładana dla nieruchomości, której księga zaginęła lub uległa zniszczeniu, we wniosku należy wskazać numer tej księgi. Z kolei w przypadku nieruchomości, dla której prowadzony jest zbiór dokumentów, wniosek powinien zawierać odpowiednie wskazanie tego zbioru. Do wniosku powinny być dołączone dokumenty stwierdzające nabycie praw do nieruchomości oraz dokumenty stanowiące podstawę oznaczenia lokalu.

Księga wieczysta jest zakładana na podstawie postanowienia sądu wydanego po przeprowadzeniu postępowania dowodowego. O fakcie założenia księgi wieczystej sąd zawiadamia wszystkich zainteresowanych oraz organ prowadzący ewidencję gruntów i budynków. Sąd zawiadamia również właściwą spółdzielnię mieszkaniową o założeniu księgi wieczystej dla ograniczonego prawa rzeczowego oraz o wpisie hipoteki do tej księgi.